Bedrijfsvoering

5.1 Facilitair Bedrijf

Onder het motto ‘continu verbeteren’ is door het Facilitair Bedrijf het afgelopen jaar op de volgende onderdelen geïnvesteerd in de verdere professionalisering van zijn dienstverlening. Een belangrijk feit met betrekking tot de aanbestedingsprocedures is dat het sociale aspect integraal deel uitmaakt van deze procedures.

 

Veilige School

Op het gebied van de veilige school zijn in 2017 een aantal zaken gerealiseerd en geïmplementeerd. Zo is een update van het schoolnoodplan gerealiseerd en heeft op alle locaties een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) plaatsgevonden met ondersteuning van Human Capital Care.

De huisregels oftewel de do’s & don’ts zijn op een studentvriendelijke wijze geïntroduceerd door middel van het plaatsen van posters met visualisatie van de huisregels, aangevuld met diverse campagnes om het gewenste gedrag te stimuleren.

Er heeft een aanbesteding ‘security host’ plaatsgevonden. Het resultaat hiervan is dat vanaf februari 2018 op alle locaties van het Alfa-college een security host wordt ingezet die enerzijds op klantvriendelijke wijze de ontvangst van studenten, medewerkers en bezoekers ondersteunt en daarnaast als preventiemedewerker zorgdraagt voor het up to date houden van het schoolnoodplan, de opvolging van de RI&E, het melden van mogelijke risico’s en onveilige situaties en communicatie met maatschappelijk relevante organisaties (wijkagent, reclassering, etc.).

Conform de geactualiseerde schoolnoodplannen en herziene hiërarchie (de ploegleiders zijn operationeel leidinggevende voor de BHV-organisatie ten tijde van een calamiteit) zijn alle ploegleiders en hoofden BHV getraind op deze taakspecifieke rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast heeft het Alfa-college, naast zijn reguliere BHV-oefeningen, in 2017 ook enkele AMOK-oefeningen op het gebied van terrorisme en fysieke geweldsincidenten gehouden.  

 

Visie op schoonmaak

In 2017 is de schoonmaak opnieuw aanbesteed. Onderdeel van deze aanbesteding was een nieuwe visie op schoonmaakdienstverlening. Met ingang van het nieuwe contract (1-1-2018) wordt gewerkt op basis van dagschoonmaak, waarmee de schoonmaakmedewerkers zichtbaar aanwezig zijn in de gebouwen en daarmee onderdeel van de interne organisatie en cultuur vormen. Daarnaast is gekozen voor een aanbestedingsvorm waarbij wordt gestuurd op resultaat in plaats van inspanning.

 

Nieuw cateringconcept Eat & Meat

In 2017 heeft een intensief traject plaatsgevonden binnen de catering. Samen met de cateringmedewerkers en facilitair managers is een nieuw cateringconcept ontwikkeld. Het doel hiervan is het aanbrengen van consistentie in aanbod en uitstraling tussen de verschillende locaties van het Alfa-college. Daarnaast is gekozen voor een cateringconcept waarbij nadrukkelijk een combinatie wordt gemaakt tussen eten en ontmoeten. De kantines worden gepositioneerd als schoolrestaurants met een multifunctioneel karakter waarbij op elk moment van de dag een passend aanbod aan eten of drinken wordt aangeboden. Dit aanbod kenmerkt zich veelal door gezonde voeding waarbij in hoge mate sprake is van versbeleving, bij voorkeur met bereiding in het zicht van de gast. De implementatie van dit cateringconcept zal verder in 2018 plaatsvinden.    

 

Duurzaamheid

Het Alfa-college wil zich in toenemende mate profileren en onderscheiden als een organisatie met aandacht voor maatschappelijke ontwikkeling, waaronder maatschappelijk verantwoord ondernemen. In dit licht is geïnvesteerd in mobiliteitsoplossingen door dienstreizen per fiets of openbaar vervoer te stimuleren. In dit kader zijn onder meer 50 leenfietsen en 8 elektrische fietsen aangeschaft. Daarnaast zijn diverse campagnes geïnitieerd of ondersteund die alternatieve vormen van vervoer stimuleren.

Daarnaast hebben diverse investeringen plaats gevonden met een energetisch positief effect. De meest doeltreffende investering is het vervangen van traditionele verlichting door led-verlichting in onder meer de topsporthal Kardinge.

 

Huisvesting en vastgoed

In 2017 is het pand van het Alfa-college aan de Travertijnstraat 6 verkocht. De overdracht vindt in 2018 plaats. Met de verkoop van dit pand beschikt het Alfa-college alleen nog over panden die zij ook daadwerkelijk voor eigen onderwijskundige doeleinden inzet. Daarnaast wordt nog steeds optimaal gebruik gemaakt van een flexibele schil van circa 10% waarmee de huidige behoefte aan huisvesting flexibel wordt opgevangen.

In dit kader is het afgelopen jaar een overeenkomst gesloten met de verhuurder van de Atoomweg 6b 'the Rock' in Groningen. Voor de opleiding gaming wordt hier een nieuwe leeromgeving gerealiseerd die de komende 5 jaar door het Alfa-college zal worden gebruikt en dus gehuurd. Deze nieuw te realiseren ruimte vervangt de huidige onderwijsfaciliteiten die eveneens in het pand aan de Atoomweg worden gehuurd en die momenteel als te krap en te beperkt in gebruik worden ervaren.

Onder de noemer Volta2020 zijn in 2017 forse stappen gezet om het vernieuwbouwproject een fase verder te brengen. Door de onderwijsvisie te actualiseren en te concretiseren kon een vertaalslag worden gemaakt naar bijpassende huisvesting, waarmee het programma van eisen voor de aanbesteding kon worden opgesteld. In januari 2018 is de aanbesteding gepubliceerd waarmee gestreefd wordt naar het contracteren van een consortium voor de zomer 2018. 

Noord-Nederland Vitaal is de missie voor de opleidingen Sport en Bewegen en Uniformberoepen. Om het gebouw geschikt te maken om de onderwijskundige visie maximaal te kunnen ontplooien, loopt een project om de onderwijskundige visie te vertalen naar een huisvesting-technische opgave. Binnen dit project worden ook enkele praktische opgaven verwezenlijkt, waaronder het verbeteren van het klimaat, het op orde brengen van basisfaciliteiten in lokalen en het verbeteren van de ontmoetingsruimte en keuken. In de zomer van 2017 is het laatste gerealiseerd, door middel van het volledig vernieuwen van de keuken en het uitgiftegebied. Het schoolrestaurant is voor een deel geüpgraded en zal in 2018 nog verder worden verbeterd.           

5.2 Informatisering en Projecten

 

Speerpunten

In april 2017 is de dienst Projecten en ICT ‘omgedoopt’ tot de dienst Informatisering en Projecten (I&P). Dit proces is samen met betrokkenen naar volle tevredenheid van een ieder verlopen. De dienstverlening is daarmee ook verbreed. Informatisering is een samensmelting van informatievoorziening en automatisering. Daarmee voelt de dienst zich verantwoordelijk voor zowel de ‘harde’ ICT kant, maar vooral ook de ‘zachte’ kant waarin het gaat over hoe we de ICT-mogelijkheden zo goed mogelijk inzetten om de (digitale) informatievoorziening veilig en optimaal bij te laten dragen aan de doelstellingen van het Alfa-college. In 2017 zijn er een vijftal speerpunten benoemd voor de komende jaren die houvast geven om gericht de vernieuwingsprojecten te realiseren en die tevens de verbinding leggen met de strategische koersuitspraken.

Onderwijs op maat
Binnen het MBO zien we een ontwikkeling dat de student steeds meer kan kiezen over hoe hij of zij onderwijs wil ontvangen en met welke content. Dit uit zich enerzijds in concrete landelijke ontwikkelingen zoals keuzedelen, maar ook in hoe de docent en student met elkaar samenwerken of op welke manier de docent de lessen geeft en de content deelt.

In 2017 zijn vele systemen ontwikkeld en aangeboden die bijdragen aan de nieuwe vormen van onderwijs en leren. Het kernregistratiesysteem PeopleSoft en het leerlingbegeleidingssysteem Eduarte zijn technisch gezien aanpast en opgeleverd om ook het proces van keuzedelen door de gehele organisatie heen goed te ondersteunen. In 2018 wordt samen met het de onderwijsregio's Eduarte verder geïmplementeerd om de student en docent steeds beter te voorzien van informatie om zo steeds meer op maat het onderwijs vorm te geven.

De professionele medewerker
De professionele medewerker van het Alfa-college vraagt om steeds meer real-time informatie om sneller en beter in te kunnen spelen op de ontwikkelingen in het onderwijs of de bedrijfsvoering. In 2017 zijn er verschillende self-service functionaliteiten aangeboden waarin de medewerker steeds beter zijn eigen ontwikkeling kan vormgeven. Mooie voorbeelden zijn de digitale ondersteuning van het mutatie- en declaratieproces en het verzorgen van digitale opleidingen voor medewerkers. Een belangrijk aandachtspunt bij de implementatie van deze processen is de aandacht voor de gebruiksvriendelijkheid van deze systemen. 

Samenwerking in de keten
Het Alfa-college is onderdeel van een keten. Studenten komen en studenten gaan en op het moment dat de student binnen is komt er vaak veel informatie van buitenaf om het leren mogelijk te maken. In 2017 zijn verbeteringen aangebracht in de ICT-omgeving waardoor er beter, sneller en veiliger gegevens en informatie uitgewisseld kan worden met externe partners. Verder is er een nieuw portaal ontwikkeld genaamd: AlfaConnect. AlfaConnect heeft als doel om medewerkers en studenten alles te bieden aan informatie en instrumenten die nodig zijn voor werk of studie. Het delen van informatie, zowel intern als extern, wordt hierdoor vereenvoudigd. AlfaConnect is volledig gebaseerd op de nieuwste Cloudtechnologie van Microsoft.

Privacy en informatiebeveiliging
Een veilige ICT-omgeving was altijd al belangrijk, maar door de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)  ligt privacy en informatiebeveiliging inmiddels onder een vergrootglas.  Op 25 mei 2016 is de AVG definitief geworden. Er is destijds een overgangsfase van twee jaar neergezet waarin organisaties in staat gesteld worden zich voor te bereiden om te voldoen aan de AVG. Deze overgangsfase eindigt 25 mei 2018. De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zal dan komen te vervallen en de AVG zal dan in werking treden. De Autoriteit Persoonsgegevens is de (externe) toezichthouder betreffende deze wetgeving en zal vanaf 25 mei 2018 tot handhaving overgaan. In 2015 is reeds binnen het Alfa-college een functionaris gegevensbescherming aangesteld, één van de verplichtingen binnen de AVG. Onder regie van deze functionaris zijn in 2017 o.a. de volgende activiteiten opgestart:

  • Register van gegevensverwerkingen inrichten
  • Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Privacy Impact Assessment, PIA)
  • Opstellen en vastleggen van de verwerkersovereenkomst
  • Privacy bij design and default: bij het ontwerpen van producten en diensten houdt men al rekening met het voldoen aan de privacywetgeving. De standaardinstellingen van producten en diensten moeten zo worden ingericht dat wordt voldaan aan de privacywetgeving
  • Inrichten van heldere bewaartermijnen
  • Passende organisatorische en technische maatregelen inregelen omtrent informatiebeveiliging en effectieve werking aantonen
  • Opstellen van een privacybeleid
  • Invoering van meldplicht Datalekken (reeds van kracht sinds 2016)

Continuïteit door vernieuwing
In de wereld van automatisering is het belangrijk om continu te vernieuwen. De innovatie van techniek staat nooit stil en om continuïteit te kunnen blijven garanderen moet het Alfa-college hierin ook bijblijven. In 2017 zijn de voorbereidingen getroffen om in 2018 alle ICT-werkplekken weer een upgrade te geven, dit m.b.t. tot alle hardware en alle software. Verder is er een transitieprogramma opgezet met de werktitel ‘datacenter leeg’. Alle fysieke servers die nu nog in het datacenter staan, worden overgezet naar het cloud-datacenter van Microsoft.

 

Projectmanagement Organisatie (PMO)

Binnen het Alfa-college zijn in 2017 weer vele innovaties gefaciliteerd door PMO, dit met verschillende opdrachtgevers in het Alfa-college. In 2017 zijn er drie grote programma’s vanuit PMO opgezet en gefaciliteerd:

  • Programma TOP-examinering en diplomering: realisatie van een totaal en optimaal proces rondom examinering en diplomering;
  • Programma InterActie: ontwikkeling nieuwe website en het portaal AlfaConnect
  • Programma Onderwijs op maat: ontwikkeling en invoering processen onderwijs op maat en inrichting onderliggende systemen.

Alle programma’s worden ook in 2018 verder doorgezet. Naast de grote programma’s zijn er tal van kleinere projecten opgeleverd voor uitbreiding van huisvesting en aanpassingen van ICT systemen.

Binnen PMO zijn in 2017 ook kennis en vaardigheden omtrent lean6sigma ontwikkeld. Inmiddels is er één medewerker lean6sigma black-belt gecertificeerd. Dit om de organisatie nog beter te ondersteunen om de dienstverlening en het onderwijs continue te verbeteren en efficiënter in te richten.

5.3 Marketing, Communicatie en Voorlichting

Op het gebied van marketing, communicatie en voorlichting stond het eerste kwartaal van 2017 in het teken van de realisatie van de nieuwe website van het Alfa-college. Begin april is de nieuwe site gelanceerd. Daarmee is de site conform deadline opgeleverd.

De site is gekoppeld aan bronsystemen, zodat het opleidingenaanbod altijd actueel is en digitale aanmeldingen optimaal verwerkt worden. De site is 'responsive' (d.w.z. het ontwerp van de website schaalt mee met de afmetingen van een scherm zonder in te leveren op leesbaarheid van tekst of bruikbaarheid van de gebruikersinterface) en isdaardoor ook goed bruikbaar op tablets en mobiele telefoons. Inhoudelijk ligt het accent op werving van nieuwe studenten. Naast uitgebreide informatie over de opleidingen, bevat de site daarom veel persoonlijke verhalen van studenten die vertellen hoe ze hun opleiding bij het Alfa-college beleven. De vorm is afwisselend en beeldend, met steeds meer ruimte voor film.

Online marketing

Het Alfa-college is in 2017 in samenwerking met bureau Pink Marketing een nieuwe online marketingcampagne gestart. De belangrijkste doelgroepen van deze campagne zijn ouders van potentiële studenten en vmbo’ers, gesegmenteerd op basis van hun interesses. Het Alfa-college benadert deze doelgroepen met gedurfde uitingen, om een hogere attentiewaarde te bereiken. Deze aanpak is eind 2017 voor het eerst toegepast in de aanloop naar de Open Dagen van 2018. In totaal zijn er 76 verschillende advertenties gepubliceerd, verdeeld over 29 verschillende doelgroepen. Dit resulteerde in een bereik van 136.311 unieke personen, met 1,9 miljoen weergaven en 12.252 klikken.

Samen met de dienst HRM is de dienst MCV een pilot gestart voor het inzetten van LinkedIn voor arbeidsmarktcommunicatie. Vacatures zijn nu snel te vinden op de bedrijfspagina van het Alfa-college op LinkedIn. Met een contentkalender is up-to-date inhoud van deze pagina gegarandeerd.

Nieuwe opzet voorlichtingsavonden

Op het gebied van voorlichtingsevenementen is in 2017 geëxperimenteerd met een nieuwe opzet van informatieavonden op het Alfa-college zelf. In november is de informatieavond op de locatie Voltastraat opgezet als een ‘mini-open-dag’. Na een centrale ontvangst in het schoolrestaurant woonden bezoekers presentaties bij van clusters opleidingen, zoals Techniek of Zorg en Welzijn. Uit een enquête onder bezoekers blijkt dat zij deze aanpak waarderen, maar dat er ook nog verbeterpunten zijn. Zo kunnen presentaties korter en willen bezoekers meer gelegenheid hebben om vrij rond te kijken op de locatie. Dit experiment krijgt in 2018 een vervolg, waarbij we deze feedback in acht nemen.

Een andere vernieuwing die in 2017 is gestart, was het vooraf aanmelden van bezoekers voor de open dagen. Belangstellenden konden zich met een online formulier via de website van tevoren aanmelden, waardoor ze op de dag zelf vlot werden ontvangen. Bijna 1.500 personen deden dit én zijn op de open dagen in 2018 geregistreerd als daadwerkelijke bezoeker.

Kanteling van communicatiefunctie

In 2016 en 2017 heeft de dienst MCV een nieuwe missie en visie geformuleerd voor zijn activiteiten en werkzaamheden. Het onderliggend principe van deze missie en visie is dat communicatie niet alleen is van een dienst MCV maar van de hele organisatie. Medewerkers en studenten worden ambassadeurs die de reputatie en het imago van de organisatie uitdragen. De dienst MCV wordt meer een integraal werkend communicatieplatform in plaats van een losstaande communicatieafdeling. Deze kanteling van de communicatiefunctie in de organisatie betekent het nodige voor MCV zelf, het onderwijs en de stafdiensten. Medewerkers en studenten gaan vanuit hun ambassadeursrol veel meer zelf communicatie ter hand nemen. Denk bijvoorbeeld aan het zelf doen van berichtgeving via social media, zelf ontwerpen van eenvoudige communicatiemiddelen en promotiematerialen en zelf actualiseren van de content op de website.

Met de uitwerking van de visie staan MCV de volgende doelstellingen voor ogen: 

  • Flexibel en snel inspelen op vragen van de organisatie en erbuiten;
  • Professioneel, efficiënt, effectief en bovenal met flair werken;
  • Duidelijk aangeven waaruit de dienstverlening bestaat, hoe die eruit ziet en onder welke randvoorwaarden die wordt geleverd. Daarmee wordt de 'softcontrol' transparantie inhoud gegeven;
  • Innoveren en door-ontwikkelen;
  • Teams ondersteunen in hun communicatiebehoeftes. Elkaar aanspreken op onprofessioneel gedrag (ook een 'softcontrol');
  • Richten op verhalen die ertoe doen en de moeite waard zijn om gedeeld te worden.

In dit kader heeft de dienst gedurende 2017 onder andere met tijdschrijven alle operationele en strategische werkzaamheden in kaart gebracht. Hierdoor is onder andere inzichtelijk wat de organisatie mag verwachten aan basale dienstverlening van MCV en wat bijzondere (communicatie)projecten zijn die speciale inzet van MCV vragen.

De hierboven omschreven kanteling van de communicatiefunctie is een proces dat zich gestaag voltrekt, naar verwachting gedurende ongeveer twee jaar. In de loop van 2018 krijgt het adviseren, faciliteren en begeleiden meer vorm en inhoud.