Continuïteit

Continuïteitsparagraaf

Ontwikkeling deelnemersaantallen

In onderstaande tabel is de verwachte ontwikkeling van het aantal bekostigde deelnemers in de beroepsopleidingen in de periode 2018 tot en met 2020 weergegeven.

jaar 2017 2018 2019 2020
procentuele ontwikkeling 0,29 ‑1,60 ‑1,81 ‑1,40
aantal bekostigde deelnemers 11.910 11.719 11.507 11.346

In ons Geïntegreerd Jaardocument 2016 gingen we voor 2017 uit van een stabilisatie van ons aantal bekostigde deelnemers in de beroepsopleidingen (om precies te zijn: we verwachtten een daling met 0,03%). Per 1 oktober 2017 was er toch weer sprake van groei, zij het een zeer geringe groei van 0,29%.

Verwachtten we in ons jaardocument 2016 nog dat er vanaf 2019 sprake is van daling van het aantal bekostigde deelnemers in de beroepsopleidingen, nu gaan we – op basis van de informatie in februari 2018 in de Planningstool MBO van DUO – ervan uit dat we reeds in per augustus 2018 te maken zullen krijgen met een daling. Deze verwachte daling met ingang van het schooljaar 2018-2019 zal voor het eerst een negatief effect hebben op de bekostiging van ons ROC in 2020.

Voor de toestroom van nieuwe deelnemers in de beroepsopleidingen is niet alleen het potentieel aan nieuwe deelnemers van belang, maar ook de relatieve marktpositie. Het marktaandeel van het Alfa-college t.o.v. de andere mbo-instellingen in Groningen, Drenthe, Friesland en Zwolle is de laatste jaren ook voortdurend toegenomen. In 2017 is er voor het eerst sprake van een lichte daling (bron Planningstool MBO van DUO; februari 2018).

  2014 2015 2016 2017
marktaandeel Alfa-college (procentueel) 13,3 13,8 14,1 13,9

Voor VAVO en Educatie is het moeilijker om de verwachte ontwikkeling van de deelnemersaantallen weer te geven. Veel van de deelnemers aan deze trajecten komen voor een traject van een jaar of korter. Op de instroom van deelnemers in deze trajecten hebben we minder invloed dan op de instroom van de deelnemers in de beroepsopleidingen. Zo zijn we voor de instroom in de VAVO-opleidingen voor een belangrijk deel afhankelijk van de examenresultaten in het reguliere VO.

Voor Educatie geldt dat we voor het reguliere aanbod voor een belangrijk deel afhankelijk zijn van de inkoop door gemeenten. Daarnaast zijn er de inburgeringstrajecten die door de deelnemers zelf worden ingekocht. In 2016 hebben we, ten gevolge van de grote toestroom van asielzoekers in 2015,  een sterke groei gezien van het aantal inburgeraars; die groei heeft zich doorgezet in 2017. In 2018 verwachten we echter een daling omdat veel van de inburgeraars die in 2016 en 2017 zijn gestart hun inburgeringstraject in de loop van 2018 zullen afronden. 

Het Alfa-college richt zich primair op het verzorgen van regulier bekostigd beroepsonderwijs en educatie. Dat heeft er enige jaren geleden toe geleid dat we hebben besloten geen EVC-trajecten meer uit te voeren en slechts zeer beperkt contractactiviteiten (en zo ja, dan alleen kostendekkend op basis van een Alfa-college  kostprijsmodel). In het begin 2018 afgesloten bestuursakkoord tussen de MBO Raad en de minister van OCW wordt met nadruk gewezen op het belang van een Leven Lang Ontwikkelen en de rol van de ROC’s daarin om ervoor te zorgen dat er in de toekomst voldoende gekwalificeerde werknemers op mbo-niveau zijn/blijven in een continu veranderende arbeidsmarkt.
Op grond van onze, begin 2018 geformuleerde visie op een Leven Lang Ontwikkelen gaan we hiermee aan de slag waarbij we zowel willen inzetten op het formeel leren (in de vorm van contractactiviteiten en BBL-trajecten) en als op informeel leren (bijv. leren door in co-creatie met het werkveld te komen tot innovatieve oplossingen).

Ontwikkeling personele bezetting

In onderstaande tabel is weergegeven hoe de inzet per personeelscategorie zich in 2018 tot en met 2020 ontwikkelt, afgezet tegen de inzet ultimo 2017:

Personeelscategorie 2017 2018 2019 2020
College van bestuur en directie (fte) 9,0 9,0 9,0 9,0
Middenmanagement (fte) 33,6 38,5 38,5 38,5
Onderwijzend personeel direct (fte) 615,2 628,9 623,8 612,5
Onderwijzend personeel indirect (fte) 87,2 88,6 87,5 86,3
Wetenschappelijk personeel (fte) 1,0 1,0 1,0 1,0
Overige medewerkers (fte) 228,1 230 223,3 220,2
Totaal (excl. mobiliteit) 974,1 996 983,2 967,5

De hoofdlijnen van de inrichting van het Alfa-college staan niet ter discussie. In de bovenstaande tabel verandert dus het aantal fte’s in de categorie ‘College van Bestuur en directie’ niet.

In de categorie ‘Middenmanagement’ (opleidingsmanagers, diensthoofden en facilitair managers) stijgt in bovenstaande tabel de inzet van 33,6 fte naar 38,5 fte. Feitelijk groeit deze formatie met 1fte. De andere 3,9 fte is te verklaren doordat ultimo 2017 twee diensthoofdfuncties ingevuld werden door externe inhuur en een derde diensthoofdfunctie op dat moment vacant was; ook was er een vacature voor een opleidingsmanager. De extra fte in deze categorie is toe te schrijven aan de wens het aantal opleidingsmanagers in een eenheid meer in overeenstemming te brengen met de groei van het aantal medewerkers in die eenheid ten gevolge van de toename van het aantal deelnemers in het verleden. De daling van het deelnemersaantal in de jaren 2018 e.v. zal dan ook niet direct vertaald worden in verlaging van de fte-inzet van opleidingsmanagers.

Ten opzichte van het in het Geïntegreerd Jaardocument 2016 opgenomen aantal medewerkers in de categorieën ‘Onderwijzend personeel direct’ en ‘Onderwijzend personeel indirect’ is ultimo 2017 sprake van een hogere inzet van resp. 15,6 en 4,8. Deze stijging is vooral toe te schrijven aan detoename van het aantal deelnemers Inburgering. Ondanks de verwachte daling van het aantal deelnemers in de beroepsopleidingen en in de inburgeringstrajecten in 2018 verwachten we ultimo 2018 toch meer fte’s direct en indirect in het onderwijs in te zetten. Dit komt met name door verwachte groei bij het VAVO, de hogere inzet vanuit het onderwijs bij projecten en de 8 fte extra formatie voor de regio’s t.b.v. het oplossen van knelpunten.

Het lectoraat met de Hanzehogeschool is in 2017 gestart en het lectoraat met Stenden wordt gecontinueerd tot en met 2021 (voor toelichting op deze lectoraten zie 2.1). Beide lectoren worden voor de helft van hun betrekkingsomvang gefinancierd door het Alfa-college. De komende jaren zal dus in totaal 1,0 fte ingezet worden t.b.v. wetenschappelijk personeel.

De inzet in de personeelscategorie ‘Overige medewerkers’ is in 2017 in afwijking van onze verwachting in het Geïntegreerd Jaardocument 2016 met 11,9 fte toegenomen. In de toelichting bij deze categorie in dat document was aangegeven dat we met betrekking tot deze personeelscategorie de afgelopen jaren scherp aan de wind hebben gevaren. In 2017 bleek dat we hier en daar de grens hadden bereikt waardoor er ultimo 2017 meer fte’s werden ingezet. Ook in 2018 zal het aantal fte’s nog iets toenemen; voor de jaren daarna verwachten we weer een geringe daling.

De verwachte dalingen van de werkgelegenheid in de personeelscategorieën onderwijzend personeel (direct en indirect) en overige medewerkers na 2018 is kwantitatief op te vangen door natuurlijk verloop. Deze kan hier en daar mogelijk wel leiden tot kwalitatieve frictie; in de strategische personeelsplannen van de organisatorische eenheden wordt daarop geanticipeerd.

In bijlage 8.1 is een overzicht opgenomen waarin per functie in het Alfa-college voor de jaren 2015 tot en met 2017 het aantal fte’s per functie is weergegeven en de ontwikkeling daarvan.

Huisvesting

Om een goed beeld te krijgen van onze huidige huisvestingspositie en de wensen/ontwikkelingen m.b.t. onze huisvesting voor de periode 2016-2026 is het strategisch vastgoedplan vastgesteld. 

Het Alfa-college heeft zijn vijf hoofdlocaties in volle eigendom (Adm. de Ruyterlaan, Boumaboulevard, Kardingerweg en Kluiverboom in Groningen en Voltastraat in Hoogeveen) of deels in eigendom (LOC+ in Hardenberg). M.b.t. het pand aan de Voltastraat zijn plannen voorbereid voor een aanzienlijke ver-/nieuwbouw in de periode 2017-2020. Financiering van de revitalisatie van deze locatie geschiedt uit eigen middelen. In februari 2018 is de aanbestedingsprocedure hiervoor gestart.

Daarnaast wordt er aantal panden gehuurd, waarbij de contracten - gezien de mogelijke fluctuatie en daling van deelnemersaantallen – zo veel mogelijk voor een korte periode worden afgesloten. Hierdoor heeft het Alfa-college een voldoende flexibele huisvestingsschil om een mogelijke daling met 10% van de huidige deelnemersaantallen op te vangen.

Ontwikkeling Investeringen

Ten opzichte van 2017 wordt er de komende jaren fors geïnvesteerd. De locatie aan de Voltstraat 33 te Hoogeveen wordt in de jaren 2018 tot en met 2020 gerevitaliseerd. Er vindt een ver-/ nieuwbouw plaats waarbij twee gebouwdelen worden gesloopt en groot deel van de overige gebouwdelen wordt gemoderniseerd. De maximale investering van het project bedraagt de komende jaren maximaal € 10,9 mln.; hierbij is rekening gehouden met de opname van een extra bedrag van € 4 mln. in de aanbestedingsprocedure vanuit het kansendossier. De Raad van Toezicht moet de consequenties daarvan voor de meerjarenbegroting nog goedkeuren. Voor de locatie Kardingeweg in Groningen is voor 2018 een verbouw gepland, waarmee een investeringsbedrag van € 0,3 mln. is gemoeid. Het meerjaren-investeringsoverzicht voor het Alfa-college ziet er als volgt uit:

Balans

Na vaststelling van het meerjarenmodel voor de begroting 2018 hebben zich een tweetal gebeurtenissen voorgedaan waarover de Raad van Toezicht is geïnformeerd maar die hem nog ter definitieve goedkeuring moeten worden voorgelegd:

  • oversluiten van de bestaande ING-leningen naar schatkistbankieren, inclusief een extra aflossing op de lening van € 4 miljoen;
  • opname van een extra bedrag van € 4 mln. in de aanbestedingsprocedure vanuit het kansendossier in het kader van de ver-/nieuwbouw van ons pand aan de Voltastraat te Hoogeveen.

Beide gebeurtenissen zijn verwerkt in het meerjarenmodel. De balans zal zich op basis van het voor de jaarrekening op deze gebeurtenissen aangepaste meerjarenmodel als volgt ontwikkelen:

Activa (x € 1.000) 2017 2018 2019 2020
         
Vaste activa        
Immateriele activa        
Materiële vaste activa  73.445   75.380   78.786   78.654 
Financiële vaste activa  8.899   8.737   8.575   8.413 
Totaal vaste activa  82.344   84.117   87.361   87.068 
         
Vlottende activa        
Voorraden 0 0 0 0
Vorderingen  4.950   4.950   4.784   4.695 
Effecten 0 0 0 0
Liquide middelen  23.355   17.127   15.268   16.900 
Totaal vlottende activa  28.305   22.077   20.053   21.595 
         
Totaal activa  110.649   106.194   107.414   108.663 

Passiva (x € 1.000) 2017 2018 2019 2020
         
Eigen Vermogen        
Algemene reserve  43.086   46.209   49.334   52.592 
Bestemmingsreserves  1.718   1.768   1.818   1.868 
Overige reserves/ fondsen  1   1   1   1 
Totaal eigen vermogen  44.805   47.978   51.153   54.461 
         
Voorzieningen  6.836   6.951   7.116   7.116 
         
Langlopende schulden  43.053   37.105   35.128   33.303 
         
Kortlopende schulden  15.955   14.160   14.017   13.783 
         
Totaal passiva  110.649   106.194   107.414   108.663 

Toelichting op de geprognosticeerde balans:

  • Materiële vaste activa: de komende jaren wordt het gebouw aan de Voltastraat te Hoogeveen gerevitaliseerd, waarbij het zwaartepunt van de investeringen in 2019 en 2020 ligt. Daarnaast wordt het gebouw aan de Kardingerweg op diverse punten gemoderniseerd. Dit zorgt de komende jaren voor een toenemende omvang van de materiële vaste activa.
  • Financiële vaste activa: de daling komt doordat het terugstorten van het kapitaal vanuit de deelneming LOC+ in Hardenberg hoger is dan het ontvangen winstaandeel vanuit de deelneming.
  • Vlottende activa: de daling wordt vooral veroorzaakt door een lagere stand van de liquide middelen als gevolg van de voorgenomen investeringen in 2018 en 2019. De extra aflossing van € 4 mln. op de, in 2018, over te sluiten ING-leningen zorgen in dat jaar voor een extra afname van de liquide middelen. In 2020 is de verwachting dat de stand van de liquide middelen weer toeneemt als gevolg van de geprognosticeerde positieve exploitatieresultaten.
  • Eigen vermogen: het eigen vermogen zal naar verwachting toenemen door de verwachte toekomstige positieve exploitatieresultaten. De verwachte mutatie in de bestemmingsreserves betreft met name het verder terugdringen van de negatieve reserve contractactiviteiten.
  • Voorzieningen: de omvang van de voorzieningen stijgt na 2017 geleidelijk. Dit wordt mede veroorzaakt door loonstijgingen en toename van de populatie in de voorziening ambtsjubilea, duurzame inzetbaarheid en wachtgeld.
  • Langlopende schulden: de verwachting is dat de ING-leningen medio 2018 worden overgesloten naar schatkistbankieren. De hoofdsom van deze herfinanciering ligt € 4 mln. lager dan de leningen van de ING. Deze extra aflossing zorgt ervoor dat in 2018 de stand van de langlopende leningen een stuk lager is dan in 2017. Vanaf 2019 zal de stand dalen als gevolg van de reguliere aflossingen bij het Ministerie van Financiën en het aflossen op de financial leaseverplichting bij Capgemini.
  • Kortlopende schulden: in 2017 is het aantal inburgerraars hoger dan de verwachting is voor 2018 t/m 2020 is. Inburgeraars worden vooruitgefactureerd wat in ertoe leidt dat de kortlopende schulden in 2017 hoger zijn dan in de periode daarna.

Staat van Baten en Lasten

De staat van baten en lasten ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

  2017 2018 2019 2020
Baten        
Rijksbijdragen  95.911   99.016   98.198   96.714 
Overige overheidsbijdragen en -subsidies  1.426   1.615   1.250   1.100 
College-, cursus- en/ of examengelden  119   30  0 0
baten werk in opdracht van derden  6.711   5.717   5.130   4.880 
Overige baten  4.122   4.097   3.297   3.297 
         
Totaal baten  108.288   110.475   107.875   105.991 
         
Lasten        
Personeelslasten  78.007   78.141   76.757   74.723 
Afschrijvingen  5.538   6.449   6.438   6.829 
Huisvestingslasten  6.133   6.681   6.681   6.431 
Overige lasten  13.750   14.150   14.150   14.050 
         
Totaal lasten  103.428   105.421   104.025   102.033 
         
         
Saldo baten en lasten gewone bedrijfsuitvoering  4.861   5.054   3.850   3.957 
         
Saldo financiële bedrijfsvoering  1.650‑  2.306‑  1.100‑  1.075‑
Saldo buitengewone baten en lasten  436   425   425   425 
         
         
Resultaat  3.647   3.173   3.175   3.307 

Toelichting op de geprognosticeerde Staat van Baten en Lasten:

  • Rijksbijdrage: in 2018 stijgt de Rijksbijdrage door de sterke toename van het aantal deelnemers per 1 oktober 2016,  de toename van het macrobudget t.b.v. de Prestatiebox en het uitstellen van de invoering van de doelmatigheidskorting in het macrobudget. Vanaf 2019 is de verwachting dat de Rijksbijdrage daalt als gevolg van een dalend deelnemersaantal beroepsonderwijs ten opzichte van de totale onderwijspopulatie.
  • Overige overheidsbijdragen en -subsidies: vanaf 2019 verwachten wij een daling van opbrengsten voor educatie en voor inburgeringstrajecten.
  • College-, cursus- en/of examengelden: voor de jaren 2018 houden wij rekening met een bescheiden positief resultaat. Vanaf 2019 verwachten we dat de ontvangen gelden en de met de lumpsum te verrekenen gelden met elkaar in evenwicht zijn. Daarom hebben we voor die jaren geen resultaat opgenomen.
  • Baten werk in opdracht van derden: in lijn met de trend van de rijksbijdrage is de verwachting dat de baten zullen dalen.
  • Overige baten: de verwachting is dat de overige baten in navolging van de daling van de rijksbijdrage en baten werk in opdracht van derden mee zullen dalen.
  • Personeelslasten: door de verwachte afname van het aantal deelnemers is er met ingang van 2019 ook een afnemende behoefte aan personeel. Verwacht wordt dat de extra inspanningen om de instroom in de wachtgelduitkering tegen te gaan en de uitstroom te bevorderen vanaf 2020 een dempend effect zullen hebben op de extra dotaties ten behoeve van de wachtgeldvoorziening. Het overall effect is dat de personele lasten dalen.
  • Afschrijvingen: door de extra investeringen en voorgenomen investeringen zullen de afschrijvingslasten ook toenemen. Dat de afschrijvingslasten in 2018 gelijk liggen met 2019, heeft te maken met de verkoop van de locatie aan de Travertijnstraat 6 in 2018.
  • Huisvestingslasten: voornamelijk de verhoging van de schoonmaakkosten en beveiliging van de gebouwen leiden tot hogere kosten. Door een daling van het aantal deelnemers zal de behoefte aan huurlocaties afnemen, wat zorgt voor dalende kosten vanaf 2020.
  • Overige lasten: lichte stijging als gevolg van hogere kosten van de opleidingen, waarna er de komende jaren geen noemenswaardige mutaties worden verwacht.
  • Financiële baten en lasten: door de herfinanciering van de ING-leningen naar schatkistbankieren moet er in 2018 een boeterente van € 1,1 mln. betaald worden. Daarentegen is de rentelast over de nieuwe lening een stuk lager. Per saldo betekent dit in 2018 een toename van de rentelasten, terwijl vanaf 2019 aanzienlijk lagere rentelasten betaald zullen worden voor de lopende leningen bij het Ministerie van Financiën. 
  • Resultaat deelnemingen: voor de komende jaren wordt ervan uitgegaan dat er zich geen noemenswaardige mutaties zullen voordoen. Voor de komende 10 jaar zijn de afspraken gemaakt om de constructie m.b.t. de deelneming in het LOC+ voort te zetten. Over de exacte voorwaarden wordt nog onderhandeld.

Het interne beheersings- en controlesysteem

Het interne beheersings- en controlesysteem heeft betrekking op de bedrijfsvoering, maar uiteraard ook op het onderwijs in onze organisatie. Hieronder wordt aangegeven hoe ons interne beheersings- en controlesysteem functioneert:

  • onderwijs en examinering: de kwaliteit van ons onderwijs en onze examinering wordt bewaakt door de cyclus van de van het strategisch document afgeleide kaderbrieven, de daarop gebaseerde jaarplannen en jaarplangesprekken. Daarnaast wordt de kwaliteit van onderwijs en examinering gevolgd door de onderwijsteams te monitoren op relevante indicatoren (o.a. opbrengsten). Teams die niet voldoen aan de minimale eisen van de Inspectie voor het Onderwijs, worden aangemerkt als risico-opleiding en met die teams worden afspraken gemaakt hoe te komen tot verbetering. Daarnaast worden er interne audits gehouden bij de onderwijsteams. Elk team komt één keer per drie jaar aan de beurt. Wanneer daarvoor een aanleiding bestaat, kan een team vaker geaudit worden (ook op verzoek van het team zelf).
  • financieel: uiteraard is er de gebruikelijke cyclus van begroting en jaarrekening. Tweemaandelijks, vanaf februari van elk boekjaar, wordt aan het College van Bestuur gerapporteerd hoe de uitputting van de begroting zich ontwikkelt. Deze maandrapportage wordt ook gedeeld met de auditcommissie; de meest recente maandrapportage die is verschenen voor een vergadering van de auditcommissie, wordt door het college met deze commissie besproken. Daarnaast is de meerjarenprognose een belangrijk sturingsinstrument waarmee de (financiële) effecten van het strategisch meerjarenbeleid en de verwachte interne en externe ontwikkelingen inzichtelijk worden gemaakt. Met behulp van dit sturingsinstrument kan onder meer het effect van beleidskeuzen, risico’s en ontwikkelingen op het (toekomstige) resultaat, het vermogen, de balansposities en de financieringsstructuur inzichtelijk worden gemaakt. Jaarlijks wordt de meerjarenbegroting ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
  • personeel: maandelijks wordt de ontwikkeling van het aantal fte’s gemonitord en wordt beoordeeld hoe zich dat verhoudt tot het begrote aantal fte’s. Ook wordt maandelijks gerapporteerd om de omvang van de flexibele schil (het percentage medewerkers met een benoeming voor bepaalde tijd gerelateerd aan het totaal aantal medewerkers). Daarnaast wordt de kwaliteit van de medewerkers bewaakt door de tweejaarlijkse cyclus van ontwikkel- en voortgangsgesprekken. Bovendien zijn voor de verschillende regio’s/locaties strategische personeelsplannen opgesteld die regelmatig worden geactualiseerd en wordt de ontwikkeling van het aantal WW- en BW-gerechtigden continu gemonitord.
  • informatiebeveiliging: er worden bewustwordingsbijeenkomsten gehouden voor teams. Op dit moment wordt hard gewerkt om het Alfa-college voor te bereiden op de invoering van de nieuwe privacywet met ingang van mei 2018.
  • strategisch beleid: voorafgaand aan een schooljaar wordt elk jaar een kaderbrief gemaakt. Hierin wordt aangegeven wat wordt verwacht van de diverse organisatie-eenheden als het gaat om de strategische doelen van de organisatie en de ontwikkelingen die zich tussentijds in een strategische periode aandienen. Om de voortgang van de realisatie van e.e.a. binnen de organisatie-eenheden te volgen worden er drie keer per schooljaar jaarplangesprekken gehouden met de managementteams van die eenheden. Halverwege en na afloop van het kalenderjaar wordt gemonitord op instellingsniveau wat de stand van zaken is. Die rapportage wordt besproken met de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad.
  • strategische risicoanalyse: aan het begin van elke strategische periode wordt mede op basis van het voor de nieuwe periode geldende strategisch beleid een strategische risicoanalyse uitgevoerd. In de daarop volgende jaren in dezelfde strategische beleidsperiode wordt de uitkomst van die strategische risicoanalyse jaarlijks herbeoordeeld.
  • interim controle: in de rapportage van zijn jaarlijkse interim-controle geeft de accountant zijn bevindingen weer naar aanleiding van zijn onderzoek naar de bedrijfsvoering en processen. Aanvankelijk betrof dit met name de financiële bedrijfsvoering en processen, maar vanaf 2017 zijn ook nadrukkelijk de ICT- en informatiebeveiligingsbedrijfsvoering en –processen onderwerp van de interim-controle. Op basis van zijn interim-controle doet de accountant aanbevelingen. De aanbevelingen n.a.v. de interim-controle 2017 zijn door de organisatie overgenomen. 

Naast de bovengenoemde wijze van beheersing is in 2017 ook gewerkt aan het gaan werken met sturen op soft controls. Door een werkgroep is de notitie ‘Werken met soft controls in het Alfa-college’ opgesteld. Mede op basis daarvan gaan de diverse organisatie-eenheden, passend binnen hun eigen cultuur, hiermee aan de slag, bijv. door gebruik te maken van dilemma-gesprekken.

Belangrijkste risico’s en onzekerheden

Met ingang van 1 augustus 2015 is een nieuwe strategische beleidsperiode begonnen. In mei 2016 is ondersteund door EY een sessie gehouden waarin de strategische risicoanalyse is uitgevoerd. Als resultaat van die sessie zijn de volgende vijf risico’s (op grond van kans x gevolgen x verbetermogelijkheid) bepaald (in volgorde van grootte):

Nr. Risico Korte omschrijving
1. Kwaliteit van medewerkers Het risico dat we de doelen uit ons strategisch beleidsplan niet realiseren omdat het veel vraagt van alle medewerkers: naar buiten, ondernemen, crossovers, voortdurend scholen, rolmodel zijn etc.
2. Informatiebeveiliging Het risico dat informatiebeveiliging onvoldoende aandacht krijgt waardoor de continuïteit van ons ROC in het gedrang komt.
3. Onderwijsinnovatie Het risico dat ondoeltreffende onderwijsinnovatie de bekwaamheid van de instelling in gevaar brengt om aan de behoeften en verwachtingen van zijn stakeholders, inclusief zijn studenten, op de langere termijn te voldoen.
4. Personeelsformatie Het risico dat een beperkte beschikbaarheid in een aantrekkende arbeidsmarkt van arbeidskrachten het vermogen in gevaar brengt om (goed) onderwijs aan te bieden en om de ondersteuning goed uit te kunnen laten voeren.
5. Informatietechnologie Het risico dat niet te allen tijde erop kan worden vertrouwd dat uit de educatieve en administratieve/ondersteunende systemen gegevens zijn te benaderen om de organisatie draaiende te houden.

Na het bepalen van deze risico’s is in beeld gebracht welke beheersmaatregelen we reeds hebben om de genoemde risico’s te beperken en wat er nog meer zou moeten/kunnen gebeuren ten behoeve daarvan. In ons Geïntegreerd Jaardocument 2016 zijn deze beheersmaatregelen beschreven. De stand van zaken m.b.t. de beheersing van de vijf risico’s ultimo 2017 is als volgt:

Risico’s 1 en 4: Kwaliteit medewerkers en personeelsformatie
Afgesproken is om de beheersing van deze risico’s in gezamenlijkheid op te pakken door voor de verschillende regio’s/locaties strategische personeelsplannen op te stellen. Deze plannen, die ultimo 2017 gereed waren, geven een overzicht van het zittende personeel (kwalitatief en kwantitatief), een overzicht van de te verwachten uitstroom van medewerkers voor de komende jaren en een overzicht van de te verwachten personeelsbehoefte voor de komende jaren.

Mede door het opstellen van de plannen samen met de regio’s krijgt HRM steeds meer de rol van sparringpartner. Dit wordt vormgegeven door beter en actiever in gesprek te zijn met het management en het ontwikkelen van beleid dat aansluit bij de behoefte van de organisatie voor nu en in de toekomst. Een volgende stap zal zijn om de plannen samen te voegen, waardoor er een meerwaarde voor het hele ROC ontstaat.

In het kader van het bewaken van de kwaliteit van de medewerkers is in 2017 ook ingezet op verbetering van en scholing over examinering. Er is daarbij o.a. aandacht besteed aan de rol en verantwoordelijkheden van de examencommissies, het op orde hebben en houden van de examendossiers en het scholen van medewerkers met name op het gebied van afname en beoordeling.

Risico 2: Informatiebeveiliging
Ten behoeve van Informatiebeveiliging en bescherming van persoonsgegevens wordt er jaarlijks een informatiebeveiligings- en privacybeleid gedefinieerd. Het geaccordeerde beleid wordt vervolgens vertaald naar bijbehorende maatregelen en procedures. Maatregelen die gericht zijn op heldere processen en procedures omtrent informatiebeveiliging, technische maatregelen, maar ook maatregelen die gericht zijn op de medewerkers en studenten en de bewustwording van het gedrag.
In 2017 zijn er verschillende activiteiten uitgevoerd ter voorbereiding van het in werking treden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018. Er is een register van gegevensverwerking ingericht en daarbij ook het proces om dit bij elke nieuwe gegevensverwerking bij te houden en vast te leggen. Verder zijn de verschillende ‘privacy impact assessments’ (PIA’s) gemaakt. Dit is nodig voor de bestaande ICT-systemen en bij de implementatie van nieuwe systemen om te beoordelen wat het effect is op de bescherming van persoonsgegevens. Verder zijn er een aantal technische verbetering doorgevoerd met betrekking tot invoering van het nieuwe wachtwoordbeleid en het beheer van (netwerk) accounts.
Door audits, zowel technisch als functioneel, wordt het vereiste niveau van informatiebeveiliging getoetst.  Met de toepassing van Privacy bij Design and Default wordt getoetst of er voldaan wordt aan de privacywetgeving. Met betrekking tot gedrag en bewustwording hebben alle medewerkers van het Alfa-college een bewustwordingsprogramma gevolgd ten behoeve van de privacy- en informatiebeveiliging. Alle maatregelen en activiteiten hebben een jaarlijks terugkomend karakter.

Risico 3: Onderwijsinnovatie
Omdat de beheersmaatregelen, zoals die bij risico 3 geformuleerd zijn, onderdeel zijn van de reguliere taak van het lijnmanagement, worden deze beheersmaatregelen niet separaat gemonitord in het kader van risicomanagement.

Risico 5: Informatietechnologie
In 2017 is een nieuw informatiebeleid opgesteld en vanuit deze kaders een informatiseringsplan met daarin de benodigde vernieuwingen binnen het ICT-landschap. De benoemde innovaties zijn enerzijds opgehaald bij docenten en studenten, maar ook gekoppeld aan de strategische doelen van het Alfa-college. Alles met het bovenliggende thema ‘continuïteit door vernieuwing’. Continuïteit van de informatievoorziening is van essentieel belang voor het Alfa-college. Studenten en medewerkers hebben steeds meer behoefte aan informatie door digitale middelen die op elk moment en plaats-onafhankelijk gebruikt kunnen worden.
Naar ons oordeel zijn de risico’s in 2017 tot een acceptabel niveau gereduceerd. Om dat ook in 2018 e.v. te realiseren zullen we echter voortdurend alert moeten blijven op de beheersing van deze risico’s.

Vanuit het perspectief van risicobereidheid hebben we er, door om te gaan met de risico’s zoals hierboven beschreven, er voldoende vertrouwen in dat de beheersmaatregelen er samen voor zorgen dat de mogelijke gevolgen van deze risico’s voldoende worden gemitigeerd. Daarnaast zijn we van oordeel dat de genoemde risico’s vallen binnen de reguliere bedrijfsvoering van een ROC. De inspectie heeft als weerstandsnorm bij normale bedrijfsvoering een minimaal solvabiliteitspercentage van 30% bepaald. Ultimo 2017 is het solvabiliteitspercentage van het Alfa-college 40%. De mogelijke ‘impact’ op de resultaten en/of op de financiële positie van het zich voordoen van een of meerdere van de genoemde risico’s is dan ook niet zo groot, dat die zou moeten leiden tot verhoging van ons weerstandsvermogen.

Rapportage toezichthoudend orgaan

De Raad van Toezicht wordt steeds door het College van Bestuur betrokken bij majeure beleidsvraagstukken. Alle relevante plannings- en verantwoordingsdocumenten worden cf. statuten aan de Raad van Toezicht voorgelegd ter goedkeuring. Mochten zich los daarvan financieringsvraagstukken voordoen, dan worden die ook door het college aan de raad ter goedkeuring voorgelegd. Daarnaast wordt de Raad van Toezicht bij grote onderwerpen ook meer en meer in de beleidsvoorbereidende fase betrokken door het College van Bestuur. Beide organen doen dat meer en meer in de vorm van gezamenlijke ‘met-de-benen-op-tafel-overleggen’.

De audit- en onderwijscommissies van de Raad van Toezicht zijn in dit opzicht ook belangrijk. In hun vergaderingen is er gelegenheid om in aanwezigheid van deskundigen uit de organisatie inhoudelijk in te gaan op de voor deze commissies relevante onderwerpen. Onderwerpen kunnen er inhoudelijk worden voor besproken en indien gewenst voorzien van een advies van de desbetreffende commissie aan de Raad van Toezicht worden voorgelegd. Dat geldt bijv. voor de financiële plan- en verantwoordingsdocumenten die eerst in de auditcommissie aan de orde komen alvorens zij in de Raad van Toezicht worden besproken.